五、[問題分析與處理]相關工具
相信各位可能有這樣的經驗：公司遇到了某個問題，因此某高層主管下了決策去處理。可是，最後還是沒處理好，還延伸出其他的狀況。為什麼這樣下決策？有甚麼根據？有考慮到其他環節嗎？沒人知道。
為了讓決策流程更加合理，有方法，有根據，因此才有了[問題分析與決策]這樣的企管課程。由於課程內提到的方法、流程相當複雜，也不容易一下子就上手，因此烏陵又把課程重新整理簡化。如下：
1.問題發掘。
- 工具：nWnH(有的是5W，有的5W1H，還看過5W2H，7W3H，反正大概就是不離Who,What,When,Where,Why,Whom,How,How much,How Many)
人：程式師 主管和人員產生壓力
事：技術規格無法確定 影響到整個專案進度
時間：造成專案延遲兩周 延遲時間往上遞增
地點：無。 無
物：無。 無
2.問題分析。
2-1.分析出問題背後的真正原因是出在哪邊？
- 工具：人、機、料、法、環分析法
機器設備：無
原料材料：無
方法制度：公司無知識或經驗可傳承
軟硬體環境：公司無解決方法僅是不斷給予壓力
2-2.深入原因找出原因後面的原因，直到根源。
- 工具：尋找要因
這個表格要解釋一下了。第一層的原因背後的原因是因為[第二層]的原因(二次因)。二次因又可能是三次因或是其他的一次因或二次因造成的。多個箭頭指向的原因，稱為[要因]，是造成很多問題原因的核心原因。因此我們針對最關鍵最核心的問題來處理，就可以打開問題的死結了。
2-3.分析問題的重要性和急迫性。
- 工具：重要急迫分析表
關於優先順序的欄位，烏陵故意留下空白先不填寫。我們用part 1的windows工具來分析事情的輕重緩急。看官們，如果是您，您如何決定處理的優先順序呢？(如下表)
如果排序的話，大家可能會這樣排定優先順序：
1.重要且急迫
2.重要但不急迫
3.不重要但急迫
4.不重要且不急迫
但是，管理專家和許多實戰經驗豐富的經理人都會強調順序應該是這樣的：
1.重要但不急迫
2.重要且急迫
3.不重要但急迫
4.不重要且不急迫
因為，[重要但是不急迫]的事情如果不先處理，最後就會堆積出許多[重要又急迫]，最後就會整個失控！
所以，上面那個表格內優先順序怎麼填寫，看官們應該都瞭了吧？
3.提出改善對策。需要進行改善對策的評估。
3-1.方法提出：列出各種可能可以改善的方法或策略。
3-2.方法評估：
*將列出的策略整合到表格中。
*上方橫向欄位列出評估要點。例如時間、資源
*進行評分，最高分可設為5分，最低1分。某些重要評估點可加權計分。
- 工具：改善對策評估表
3-3.方法選定：針對評分最高分的方法擬定執行細節。
4.執行改善：按照計畫執行。
5.檢核執行狀況：比對計畫和實際之間的差異。
6.擬定預防措施：
- 工具：防呆手冊。裡面撰寫著問題或錯誤是怎樣發生的。未來要怎樣才能避免這樣的豬頭鳥事。(這邊沒有範例可讓大家參考。自己想著辦吧)
- 工具：PDCA
Plan計畫=> Do執行=> Check檢核=> Action改善
這是我們展開工作的基本流程工具(應該說是一種工作的觀念吧？)附帶說明的是，PDCA是管理大師-戴明提出的工具，強烈推薦身為研發人員的看官們K一下戴明大師的書籍。比對目標管理/績效管理，戴明管理應該更是適合研發團隊的管理方式。
以上工具提供遇到問題的時候，一種有系統有方法的處理方式。各位可以參考斟酌使用。
最後，舉個活用[問題分析與處理]工具組的例子來做為本篇的結尾。有兩位研發人員因為要使用哪個開發方式而爭執不休。烏陵將[改善對策評估表]拿來用，讓每個人客觀分析對方方法的優點，和自己的方法的缺點，並且進行客觀的評分，於是雙方很快地就達成共識...他們提出的方法都不對，需要用其他方法來處理。
完了。
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